Loomis Express (« nous », « nos », ou « notre ») respecte vos droits en matière de protection des renseignements personnels quand vous fournissez des renseignements personnels ou effectuez des paiements par voie électronique. Nous respectons pleinement les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques qui est entrée en vigueur au Canada en 2001.

La présente politique énonce les lignes directrices de Loomis Express en ce qui concerne la collecte de données, la sécurité de l’information et les normes en matière de protection des renseignements personnels.

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Collecte de données

Dans le cadre de nos activités courantes, nous recueillons et conservons régulièrement des renseignements sur nos clients. Nous avons besoin de ces renseignements pour offrir nos services ou fournir des renseignements sur nos services et notre entreprise. Loomis Express utilise ces renseignements à différentes fins, notamment pour l’administration de dossiers, l’exécution d’opérations de comptabilité et de financement, la conformité aux lois et règlements et la mise au point de nouveaux produits.

Loomis Express est l’unique propriétaire des renseignements recueillis. Nous nous engageons à ne pas vendre, communiquer, échanger ou louer ces renseignements à quiconque, sauf de la manière prévue dans les présentes.

Bon nombre de nos clients sont des entreprises ou autres personnes morales. Bien que la plupart des renseignements que nous recevons ou recueillons ne sont pas de nature personnelle, certaines des données transmises dans le cadre des opérations peuvent comprendre des renseignements publics ou privés sur des personnes ou sur des groupes avec lesquels elles font affaire.

Quelle que soit la nature des renseignements que nous recueillons, et peu importe qu’ils soient obtenus directement de nos clients, auprès de visiteurs de notre site Web ou dans le cadre du traitement des opérations, nous les considérons comme étant « confidentiels », et nous prenons des mesures pour en assurer l’intégrité et la confidentialité.

Aucun renseignement personnel concernant une personne en particulier ne sera transmis à un tiers, sauf dans les cas suivants :

• pour obtenir les renseignements commerciaux ou les données sur le crédit qui sont nécessaires pour établir, maintenir ou renouveler le contrat d’un client;
• pour fournir tout service auquel le client s’est abonné, comme la loi le permet;
• pour prévenir la fraude ou intenter des poursuites contre des fraudeurs ou pour autrement répondre à une exigence ou à une demande du gouvernement;
• pour nous conformer aux règles ou règlements établis par tout réseau de paiement par carte de crédit ou de débit;
• après avoir obtenu le consentement écrit de la personne concernée.

La présente politique n’interdit pas notre utilisation sans restriction des renseignements non personnels, résumés, dérivés ou cumulés (volumes, totaux, moyennes, etc.). De plus, nous pouvons, de temps à autre et en conformité avec les contrats respectifs de nos clients, fournir des renseignements personnels à des groupes qui offriraient des produits ou des services susceptibles de les intéresser.

Renseignements recueillis par l’intermédiaire de notre site Web

Nous pouvons demander, recueillir et conserver des renseignements publics ou personnels sur les clients ou les visiteurs de notre site Web pour répondre aux demandes de renseignements sur nos produits et nos services, pour des renseignements à l’intention des investisseurs, etc. Ces renseignements (nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.) sont fournis volontairement par les visiteurs et sont utilisés pour communiquer avec eux et traiter leur demande.

Engagement à l’égard de la sécurité, de la confidentialité et des normes

Nous prenons au sérieux notre responsabilité d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements que nous recevons. Nous avons établi des politiques efficaces qui définissent notre engagement à l’égard de la sécurité des données et des technologies de l’information que nous administrons. Nous nous assurons continuellement que ces politiques sont appropriées et efficaces de sorte que nous puissions respecter nos engagements envers la collectivité, les clients et nous-mêmes. Les méthodes et les mécanismes de contrôle rigoureux que nous avons mis en place à l’interne nous permettent de nous assurer que l’accès aux renseignements est réservé aux personnes qui ont un besoin légitime de les connaître notamment en raison du poste qu’elles occupent. Dans la mesure du possible, les droits d’accès sont définis de façon stricte de manière à autoriser l’accès aux renseignements uniquement quand c’est nécessaire, compte tenu des fonctions du personnel.

Toute tentative présumée de contourner nos politiques et nos méthodes ou de se livrer à des activités non autorisées mettant en cause nos systèmes d’information est considérée comme un acte criminel potentiel. Tout méfait informatique présumé sera signalé aux autorités appropriées.

Pratiques en matière de sécurité

Nous utilisons divers moyens et mesures de contrôle visant à protéger les renseignements personnels ou sensibles, notamment : méthodes de cryptage conformes aux normes de l’industrie, contrôle d’accès physique, serveurs et réseaux sécurisés, protection antivirus, analyses de vulnérabilité, pare-feu, détection des intrusions, surveillance défensive et autre technologie appropriée. De temps à autre, nous soumettons ces outils technologiques à des essais, nous les examinons et nous les actualisons de façon à améliorer et à renforcer nos systèmes de sécurité.

Mouchards

Loomis Express peut créer sur le disque dur de l’ordinateur des utilisateurs de son site Web des fichiers (« mouchards » ou « témoins ») qui servent à conserver des renseignements utilisés par le site. Ces fichiers nous permettent de vérifier que l’accès à notre site est autorisé et de contrôler certains paramètres pendant la session de communication en ligne. Nous n’utilisons pas ces fichiers pour surveiller le comportement des visiteurs. Les commanditaires et les annonceurs peuvent aussi créer des mouchards sur le disque dur des utilisateurs qui choisissent de visiter leur site. Il faut s’adresser directement à ces annonceurs pour obtenir des renseignements sur l’utilisation qu’ils font de ces mouchards.

Adresses IP

Les adresses IP (Internet protocol) sont des numéros attribués aux ordinateurs qui accèdent au réseau Internet. Ces numéros permettent d’identifier chaque ordinateur afin que les ordinateurs et serveurs puissent se reconnaître et communiquer entre eux. Quand un visiteur accède à une page sur le site Web de Loomis Express, nos serveurs entrent l’adresse IP de l’ordinateur de l’utilisateur dans un registre. Nous n’établissons pas de lien entre les adresses IP et les renseignements personnels obtenus des visiteurs. Nous enregistrons les adresses IP pour mener des analyses du site. Nous utilisons aussi les adresses IP aux fins d’administration du système, de gestion de la répartition du trafic et d’enquête sur les menaces, les méfaits ou les attaques visant notre site ou nos visiteurs.

Liens externes

Notre site Web peut contenir des liens (publicitaires, notamment) vers d’autres sites appartenant à des tiers et sur lesquels nous n’exerçons aucun contrôle. Loomis Express ne donne pas son aval et n’offre aucune garantie que ce soit quant au contenu des sites Web de tiers ni aux produits et aux services offerts sur ceux-ci. Par ailleurs, nous ne faisons aucune déclaration quant à votre utilisation de ces sites Web et nous ne sommes pas responsables des pratiques des autres sites en matière de protection des renseignements personnels. Nous incitons les utilisateurs à faire preuve de prudence lorsqu’ils quittent le site de Loomis Express et à lire les énoncés de confidentialité de tous les sites Web qui recueillent des renseignements personnels. La présente politique sur la protection des renseignements personnels ne vise que les renseignements que nous recueillons.

Responsabilité du client

Il se peut qu’on vous fournisse un numéro d’identification unique comme un numéro de marchand, un mot de passe ou un « NIP » (numéro d’identification personnel) afin de vérifier votre identité quand vous accédez à nos systèmes. Ce code d’identification est secret et vous devez être la seule personne à le connaître, à l’avoir en sa possession et à l’utiliser. Ces mécanismes de vérification de l’identité sont efficaces dans la mesure où vous maintenez la confidentialité de votre code d’identification. Par conséquent, vous devez le réserver à votre usage exclusif et empêcher quiconque de le découvrir ou d’y avoir accès. Autrement, vous pourriez être tenu responsable des actions commises par d’autres personnes qui utilisent ce code pour accéder aux systèmes de Loomis Express. Si vous perdez votre code d’identification ou que vous soupçonnez qu’il a été découvert par quelqu’un, vous devez nous en informer immédiatement.

Modifications de l’énoncé de politique sur la sécurité de l’information et la protection des renseignements personnels

Pour nous assurer que nos politiques en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels sont appropriées et efficaces et qu’elles tiennent compte de l’évolution constante de l’industrie, nous examinons de temps à autres nos politiques et nos pratiques et nous les modifions au besoin. Lorsque de telles modifications sont apportées, nous mettons à jour en conséquence le présent énoncé sur notre site Web.

Utilisation des renseignements personnels du client

Vous pouvez choisir de ne pas autoriser Loomis Express à utiliser vos renseignements personnels à des fins de marketing direct en indiquant votre préférence au moment de la collecte, en répondant au courriel promotionnel de la façon qui y est prévue ou en communiquant avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels, tel qu’il est décrit ci-dessous.

Il est possible que Loomis Express vous envoie périodiquement des renseignements sur différents services et produits en fonction des préférences que vous avez indiquées dans votre compte. Vous pouvez modifier ces préférences en tout temps en ouvrant une session et en accédant à la section « Gérer mon profil ».

Communication des renseignements personnels

Nous nous réservons le droit de communiquer et de transférer vos renseignements personnels à un tiers dans le cadre de l’achat, de la vente, de la location, de la fusion, du regroupement ou d’autre acquisition, cession ou financement, réel ou projeté, en tout ou en partie, de nos activités commerciales, biens ou actions ou de l’une de nos divisions, afin que vous puissiez continuer à recevoir les mêmes produits et services.

Accès aux renseignements personnels

Si vous désirez accéder à vos renseignements personnels, les corriger ou les mettre à jour, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, tel qu’il est décrit ci-dessous.

Personnes-ressources

Si vous avez des questions ou des plaintes ou si vous ne désirez pas être sur nos listes de marketing direct, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Conseiller juridique national, Loomis Express, 201, boul. Westcreek, bureau 200, Brampton (Ontario) L6T 5S6, ou par courriel à : privacy.officer@loomis-express.com.

Si vous ne désirez pas être sur nos listes de marketing direct, veuillez nous en informer en nous écrivant à : Direct Marketing Opt-out, Loomis Express, Loomis Express, 201, boul. Westcreek, bureau 200, Brampton (Ontario) L6T 5S6, ou en nous courriellant à : marketing@loomis-express.com.